4 прості кроки до ідеального порядку в електронній скриньці

Поки ще не всі встановили собі чудо-секретарку BBot.ai, пропонуємо скористатися порадами підприємця Даріуса Форокса, який використвує принцип Zero Inbox і пропонує чотири прості кроки, щоб тримати свою електронну скриньку в порядку.

За словами підприємця, в день він отримує 40-50 листів – не враховуючи автоматичні листи від сервісів та інтернет-магазинів. Однак зміст більшості листів, незважаючи на заголовки зі словами «Терміново», «Важливо» та інше, виявляється не таким цікавим, зазначає Форокс. Кожен раз такі повідомлення відволікають підприємця від роботи і «збивають» його фокус.

Тому Форокс, який використовує для роботи з поштою принцип Zero Inbox (всі вхідні листи – це завдання, які після виконання переміщаються в архів), сформулював кілька правил для перевірки email.

Більшість підприємців отримують в середньому 5-50 листів в день, пише Форокс: «Однак обсяг кореспонденції ніяк не відображає вашу значимість». Підприємець вважає, що з проблемами в обробці вхідних email стикається кожен: незалежно від того, чи мова йде про 500 листів в день чи про п’ять.

Більшість систем для роботи з email занадто складні. Я не хочу витрачати час на архівування листів в різні папки або створювати систему, яка буде вимагати від мене багато зусиль.

Відкривайте пошту тільки для того, щоб відповісти на листи

«Ніколи не перевіряйте пошту тільки для того, щоб її перевірити», – радить Форокс. Більшість людей тримають поштову програму завжди відкритою або запускають її тільки для того, що перевірити вхідну кореспонденцію.

В чому сенс? Перевірка пошти – даремне заняття. Навіть якщо ви чекаєте важливе повідомлення. Навіщо просто дивитися в екран, коли можна зайнятися чимось корисним?

Відповідайте. Архівуйте. Відтерміновуйте.

Підприємець радить обмежити взаємодію з поштою трьома діями: відповідь на вхідну кореспонденцію, архівування листів, які вже не потрібні та відтермінуванням (функція Snooze для Google Inbox)

Я відразу відповідаю на прості листи. Архівую повідомлення, в яких не вимагають моєї відповіді.

Листи, на які немає можливості відповісти відразу, Форокс відкладає. Він намагається мінімізувати кількість відкладених email, тому що це додатковий зайвий стрес в роботі: «Природа запрограмувала людину орієнтуватись на виконання завдань. Мозку постійно потрібно їх завершувати. Багато досліджень доводять, що невирішені завдання призводять до зростання емоційної нестабільності».

Не потрібно тримати поштову програму постійно відкритою

Підприємець радить використовувати її тільки тоді, коли потрібно попрацювати з поштою. Крім того, він рекомендує вимкнути всі сповіщення про надходження нових email.

Якщо ви не працюєте в техпідтримці, вам не платять за відправку email. Ваша робота полягає в іншому. Тому йдіть виконувати свою роботу. Кожне нове сповіщення про лист збиває ваш фокус.

Можна працювати з поштою кілька разів на день

Підприємець намагався планувати час, протягом якого він відповідає на листи. Наприклад, кожного дня з 5 до 5:30. Однак в роботі з email можна бути більш гнучким, вважає Форокс: це залежить від кількості кореспонденції, яку ви отримуєте.

Це як і раніше означає, що протягом дня не можна заходити на пошту тільки заради того, щоб її перевірити. Можна відкрити email раз або два рази на день. Але я помітив, що не має ніякого значення, як часто ви заходите на пошту для роботи з кореспонденцією.

Ось такі прості чотири кроки допомагають у роботі з кореспонденцією Даріусу Фороксу. А які прийоми використовуєте ви? Поділіться в коментарях

За матеріалами medium.com