Топ-3 області, в яких керівникам проектів потрібен коучінг

Бути керівником проектів не просто. Керівник відповідає за те, щоб проекти реалізовувалися в визначений термін, укладалися в бюджет і досягали поставлених цілей одночасно.

При реалізації проекту, керівники проекту повинні бачити повну картину того, що відбувається, звертати увагу на деталі, при цьому, всіляко уникаючи мікроменеджменту. Вони повинні бути лідерами у своїй команді, залучати до роботи проекту зацікавлені сторони, виконуючи і / або відстежуючи при цьому кілька пріоритетних завдань проекту.

Щоб справлятися з цими завданнями, проектним менеджерам доводиться постійно вчитися. У наший статті ми розглянемо 3 області, в яких коучінг найбільш корисний для керівників проектів.

Управління потоком завдань і делегування

Основна проблема багатьох керівників проектів – нездатність впоратися з потоком завдань, які на них навалилася. Перевантаження часто трапляється через паралельне ведення кількох проектів або через брак підтримки в роботі з великим проектом.

Дуже багато керівників проектів вважають, що відмовлятися від частини роботи або попросити про допомогу – це рівнозначно визнати себе слабаком. Замість цього, вони працюють понаднормово і вибиваються з сил, намагаючись впоратися з усіма справами. Але це шкодить і їм, і проекту.

Звалюючи на себе непосильний тягар завдань, «перевантажені» проектні менеджери підводять своїх замовників, приділяючи їх потребам і проекту недостатньо уваги. Керівник – це ключовий ресурс проекту, і якщо він поза зоною досяжності, проект зупиняється.

Робота з коучем дозволяє об’єктивно оцінити ситуацію і зрозуміти, як подолати труднощі. Адже для реалізації великих успішних проектів необхідна повна віддача з боку керівництва. А для цього необхідно звільнити собі місце для роздумів і роботи виключно над важливими завданнями.

Один із способів впорається зі сформованою ситуацією – навчитися делегувати. Грамотне делегування завдань звільняє менеджера тільки від тих завдань, які можна передати іншим співробітникам, залишаючи йому по-справжньому важливі завдання. Важливість методу полягає ще і в тому, що він також дає можливість для росту і розвитку співробітникам проектної команди, що теж дуже важливо для успішної реалізації проектів.

Наприклад, адміністратору проектів можна делегувати завдання по утвердженню розкладу, відстеження бюджету, підготовку тижневих звітів по проекту і деякі інші низькорівневі завдання. Це важлива робота, але не обов’язково її повинен виконувати менеджер проекту.

Важливо усвідомити що делегувати і кому делегувати. У цьому допоможе правило Парето, або “Правило 80/20”. Згідно з ним, 80% результатів приносять 20% зусиль і завдань. Таким чином, мета коучінгу – навчити керівника визначати ті найважливіші 20% завдань, до яких має бути придкута вся його увага. Решта 80% потрібно делегувати, і делегувати з користю. Наприклад, молодий співробітник буде з великим завзяттям виконувати рутинну завдання керівника, і буде вчитися і набиратися досвіду, звільняючи час свого керівника.

Розвиток емоційного інтелекту

Емоційний інтелект – ще одна область, в якій керівникам проектів потрібен коучінг, навіть якщо вони про це не знають.

EQ або коефіцієнт емоційного інтелекту показує здатність розпізнавати і управляти емоціями, як власними, так і інших людей. Для керівника проекту це неймовірно важливо, адже проекти реалізують люди. Керівник повинен знати, як мотивувати своїх співробітників, вирішувати конфлікти, допомагати долати стресові ситуації і будувати міцні довірчі відносини із зацікавленими сторонами.

Коучінг – прекрасний спосіб поліпшити свій емоційний інтелект, зрозуміти, що люди відчувають, як проявляють емоції і як це відбивається на оточуючих. Важлива частина емоційного інтелекту – емпатія, здатність зрозуміти почуття іншої людини, стати на її місце. Для того щоб розвинути в собі емпатію, керівник проекту завжди має намагатися поглянути на ситуацію очима іншої людини, зрозуміти, що вона зараз відчуває. Якщо спочатку буде важко, можна спробувати просто запитати.

Далі розвиток емоційного інтелекту можна направити на створення більш тісного зв’язку з колегами.  Існує безліч інструментів, починаючи від найпростіших способів привернути до себе співрозмовника, на кшталт копіювання його пози і жестів, закінчуючи техніками активного слухання і НЛП.

Активне слухання – важливий навик. Він дозволяє не просто «слухати, що говорить людина» але і «почути, що вона насправді хоче сказати». На відміну від простого слухання, яке працює автоматично, активне слухання вимагає вміння, концентрації і сил. Для кращого результату потрібно фокусуватися на своєму співрозмовникові, а не на тому, що сказати у відповідь. У такому стані підвищеної уваги до партнера буде набагато легше зрозуміти хід його думок. Крім того, спробуйте в розмові повторювати сказане співрозмовником своїми словами, не перебиваючи його. Це стимулює відкритість до розмови і дозволяє краще порозумітися.

Уміння провести команду через групове планування

Багато керівників проектів думають, що повинні знати і робити все і що їх завдання інструктувати членів команди і говорити їм, що робити. На жаль, ми живемо в світі, в якому ніхто не може знати все і вміти все, а тому керівникам проектів не потрібно брати на себе таку непосильну ношу.

Насправді, їх основним завданням є створення умов, в яких всі співробітники зможуть по максимуму проявити себе. Один з простих і дієвих способів зробити це – почати задавати підлеглим питання. Таким чином, керівник показує, що цінує думку співробітників і хоче, щоб вони брали участь в процесі. Це основа ефективної взаємодії – залучати співробітників до процесу визначення тієї роботи, яку вони будуть виконувати. Фрази «Як …?» і «Що якщо …?» дозволяють підтримати спільну роботу команди проекту.

Теж саме відноситься і до планування. Поширена думка про те, що якщо за планування відповідальний керівник проекту, то він і тільки він, повинен складати плани і звіти. На щастя, це не так. Коли розклад складається керівником поодинці, ізольовано від команди, воно виходить нереалістичним і нездійсненним, що деморалізує команду.

Командне планування, навпаки, намагається залучити до цього процесу якомога більше членів команди. Це дозволяє створити відчуття спільної відповідальності за результат, досягти розуміння того, чому в розкладі вказані саме такі терміни. Коучінг дозволить не просто усвідомити необхідність залучення команди до деяких областей проекту, а й виробити практичні кроки по впровадженню даного процесу.

Наприклад, один із способів залучити команду до визначення продукту і розкладу проекту – це зібрати всіх членів команди в кімнаті з робочою дошкою і стікерами і спробувати визначити ІСР і віхи проекту. Перший крок цього процесу – визначення фінального виду продукту. Потім група в форматі мозкового штурму визначає, що повинно бути зроблено для досягнення поставленого результату – кожна дія на окремому стікері. На підставі отриманого пулу складаються 12-15 віх проекту, які будуть відстежуватися по ходу. Після цього всі разом визначають власника віхи (milestone owner), замість директивного призначення відповідального менеджером.

Якщо відчуваєте, що вам бракує досвіду або знань у проектному менеджменті, якщо ви хочете налагодити продуктивний нетворкінг і послухати понад 60 досвідчених спікерів – запрошуємо 27-28 травня на конференції Lviv Project Management Day 2016. Найбільша подія в Україні для менеджерів проектів, тім лідів, які залучені в розробку програмного забезпечення, інженерів та розробників, які зацікавлені в кар’єрному рості. Приєднуйтесь до команди успішних, що змінює світ