Чому потрібно відмовитись від списку справ?

Ви правда думаєте, що Річард Бренсон і Білл Гейтс пишуть списки справ і розставляють пріоритети, позначаючи їх А1, А2, B1, B2?

Дослідження, в ході якого було опитано 200 мільярдерів, спортсменів-олімпійців, успішних студентів і підприємців, виявило інші методики управління часом. І жоден з опитаних не згадав при цьому маркований список справ.

Ось три серйозні причини відмовитися від списку справ:

1. Список справ не прив’язаний до часу. Якщо у нас довгий список завдань, ми часто хапаємося за ті, що можна зробити швидко, залишаючи більш тривалі завдання на потім. Дослідження компанії iDoneThis показало, що 41% зі списків справ залишається невиконаним.
2. У списках справ не розрізняються термінові і важливі завдання. Тут діє той же принцип. Ми намагаємося спочатку виконати термінові завдання, ігноруючи важливі.
3. Списки справ викликають стрес. У психології це називається ефектом Зейгарнік, коли незакінчене завдання змушує постійно повертатися до нього в думках. Тож не дивно, що, склавши великий список справ і виконавши, дай бог половину, ми весь день відчуваємо себе розгубленими, а вночі не можемо заснути.

Численні опитування і дослідження показали, що успішні і супер продуктивні люди не використовують списки справ, вони живуть і працюють за календарем.

Це – Дейв Керпен, співзасновник двох успішних стартапів і найбільш успішний автор New York Times. Коли його запитали, в чому секрет його продуктивності, він відповів:

“Якщо чогось в моєму календарі немає, це не буде зроблено. Але якщо справа потрапила в календар, вона буде зроблена. У моєму графіку розписані кожні 15 хвилин кожного дня, щоб проводити зустрічі, анонсувати матеріали, писати або робити щось ще. І незважаючи на те, що їх я влаштовую зустрічі з усіма, хто цього хоче, для цього заняття я залишаю лише годину на тиждень”

Кріс Такер  успішно поєднує ролі підприємця, автора, який прекрасно продається і власника бізнес-подкасту. Що він розповів про свій секрет продуктивності?

“Я просто додаю все в мій графік. І все. Все, що я роблю протягом дня, є в моєму графіку. Півгодинний перегляд соціальних медіа є в графіку, 45-хвилинний розбір email – в графіку, заняття з віртуальної командою – у графіку. Якщо справи немає в графіку – я її не зроблю, і крапка”

Якщо ви вирішили керувати своїм життям за допомогою графіка, ось кілька ключових моментів.

Кожна подія – 15 хвилин

Поставте в календарі тривалість події в 15 хвилин за замовчуванням. Якщо ви використовуєте Google Calendar або календар Outlook, подія автоматично створюється на півгодини або годину, але набагато краще розбивати свій день на більш короткі проміжки.

Продуктивні люди витрачають на заняття стільки часу, скільки необхідно. Президент і виконавчий директор Yahoo Марісса Майєр (Marissa Mayer) відома тим, що витрачає на зустрічі з колегами дуже мало часу – близько п’яти хвилин.

Якщо вам автоматично відводиться по 15 хвилин на виконання кожного завдання, ви розумієте, що за день можна зробити більше.

В першу чергу визначте час для найважливішого

Не дозволяйте собі бездумно заповнювати календар будь-якими справами, які виникають протягом дня. Спочатку розставте пріоритети і визначте часовий відрізок, в який будете їх виконувати. Цей відрізок не повинен зменшуватися, завдання не повинно скасовуватися в будь-якому випадку, незважаючи ні на що.

І не забувайте знайти час для таких важливих занять, як спорт, рідні і все те, що дозволяє жити повноцінним життям.

Плануйте все

Замість того щоб перевіряти email або соцмережі по кілька разів на день, плануйте свій день або змінюйте план. Замість того щоб записувати в список справ «Подзвонити сестрі», заплануйте цю подію в своєму календарі або, ще краще, визначте час, коли щовечора будете відповідати на телефонні дзвінки.

І пам’ятайте: те, що заплановано – має бути зроблено.

А ви використовуєте плани на день?

(via)