5 основних помилок тайм-менеджменту, що заважають нам встигати все

Кожен складає список завдань і намагається дотримуватися розкладу незважаючи ні на що. Але, як би ми не старалися, все одно будуть з’являтися нові і термінові завдання. Список стає довшим, а ми не можемо позбутися відчуття, що час буквально вислизає з рук.

Давайте розберемося, які помилки ми найчастіше робимо і як грамотно розпоряджатися своїм часом.

1. Не розставляємо пріоритети

Звичайно, список завдань — це ефективний спосіб навести порядок у своїх думках. Але якщо не розставляти пріоритети, то найбільш важлива справа може просто випасти з поля зору. Потрібно розуміти напрямок, мету своєї діяльності, а не перескакувати з одного завдання на інше. Неправильна розстановка пріоритетів може багато що сказати про робочу обстановку, що склалася.

Багато хто, працюючи в команді, відчуває дискомфорт, коли начальство або колеги просять їх щось зробити: вони відкладають свої поточні завдання, не розставляють пріоритети, а потім не встигають за своїм розкладом. Тому, якщо ви займаєтеся плануванням свого дня, тижня чи місяця, запитайте себе, яке завдання є для вас найбільш важливим в цей період.

Часто виходить так, що робота над важливим завданням займає всі думки і поступово перетікає в прокрастинацію. Бо зазвичай вона вимагає серйозних розумових зусиль та повної зосередженості. Куди цікавіше весь день займатися невеликими п’ятихвилинними справами, ніж одним великим завданням, яке дається нелегко, хоча й приносить в підсумку більшу віддачу.

2. Переоцінюємо свої сили

Переоцінка своїх можливостей — найвідоміший гріх в тайм-менеджменті. Коли думаєш, що виконання завдання займе щонайбільше кілька хвилин, а воно з’їдає як мінімум півгодини. Щоб уникнути такої ситуації, перед початком роботи запишіть, скільки часу ви збираєтеся витратити на кожне завдання.

Якщо завдання займе 25-30 хвилин, обов’язково записуйте його в розклад. Ще одна порада: подумайте двічі, скільки часу насправді може зайняти виконання завдання.

Якщо ви впевнені, що робота на 30 хвилин, відведіть на неї у своєму розкладі годину для підстраховки. В іншому випадку ви можете стати одним з тих нещасних трудоголіків, що працюють всю ніч без перерви.
На початку робочого дня приділіть 10 хвилин перевірці свого розкладу.

Але не розписуйте розклад повністю, залиште вільний час для нових та/або непередбачених завдань.

3. Відволікаємося

 

Розпорошена увага — головна причина прокрастинації. І найбільше від роботи нас відволікають соціальні мережі і пошта. Щоб цього уникнути, рекомендуємо відключати повідомлення про вхідні, коли ви намагаєтеся сфокусуватися на нюансах завдання, або вказати інтервал для сповіщень, наприклад через кожні три години. Це допоможе не відволікатися на листи кожні дві хвилини.

Є ще один відмінний спосіб: виділити в розкладі особливий час, який ви будете витрачати на роботу з вхідними повідомленнями. Постійно перевіряти пошту- значить приділяти їй недостатньо уваги: ​​ви швидко переглядаєте лист і так само швидко відправляєте відповідь, часто неточну і з помилками. Вибачатися і повторно пояснювати, що ви насправді мали на увазі, — невиправдана трата часу, якої можна було б уникнути.

Безлад також може відволікати. Розкидані папки з паперами на столі, хаос в канцелярському приладді, замітки, які неможливо знайти в цьому бедламі… Візьміть собі за правило прибирати на столі кожен раз в кінці тижня і безжально викидайте папери, які вам не знадобилися і навряд чи будуть потрібні.

4. Думаємо, що підрахунок витраченого часу – це зайве.

Є два способи звільнити час: ігнорувати нові завдання або раціоналізувати їх виконання. Але поки ви не почнете стежити, скільки часу витрачаєте на те чи інше заняття, не дізнаєтеся, який із способів підходить саме вам.

Тиждень чи два спробуйте засікати час, який ви витрачаєте на виконання робочих завдань. Це допоможе побачити і проаналізувати те, як ви витрачаєте час, а надалі — уникнути своїх помилок.

Вас постійно переривають телефонні дзвінки або стукіт у двері? Ви занадто багато часу проводите в мережі або занадто часто перевіряєте пошту? Подивіться, скільки часу йде у вас на ці малопродуктивні справи, і виробіть стратегію — ігнорувати їх або зменшувати кількість. В цьому вам можуть допомогти різні додатки, наприклад ResCuetime.

5. Віримо в мультизадачність

Експерти з тайм-менеджменту твердять в один голос: такої речі, як мультизадачність, не існує. Те, що зазвичай позначають терміном «мультизадачність», насправді є переескакування від однієї задачі до іншої, і нічого хорошого в цьому немає.

Для кращого результату потрібно сконцентруватися на одному завданні, поставити таймер і працювати в визначений час тільки над ним.

Повторюйте про себе як мантру: «Я негайно дороблю це завдання», — і ви не будете перескакувати з одного завдання на інше.